Compliance

Compliance is het stelsel van wettelijke verplichtingen en afspraken die op Capital Support (en haar cliënten) van toepassing zijn.

Capital Support is een Family – en Charity Office en biedt onder meer (trust)dienstverlening aan, die onder rechtstreeks toezicht van De Nederlandsche Bank staat. Daarmee is Capital Support een zogenaamde poortwachter van het financiële systeem. Deze poortwachtersfunctie spitst zich toe op het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme. Maar ook zaken als privacy, belangenverstrengeling en maatschappelijk betamelijk gedrag komen aan de orde.

Naast deze wettelijke verplichting als poortwachter, hebben wij zelf uiteraard ook onze normen. Welke cliënten willen wij van dienst zijn? Wat wordt van ons gevraagd en kunnen wij daar met ons eigen risicoprofiel en morele kompas achter staan? Capital Support wil haar cliënten écht kennen en in een partnership diensten verlenen en waarde toevoegen.

Dit alles betekent dat onze bedrijfsvoering aantoonbaar integer moet zijn is. Bij aanvang, maar ook gedurende de dienstverlening wordt op continue basis stilgestaan (en vastgelegd) wat de achtergrond van de cliënt en de herkomst van het vermogen is, welke dienst te cliënt wenst af te nemen en waarom en of de transacties in overeenstemming zijn met het gestelde doel.

Het bewaken van deze processen en integriteit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van directie en medewerkers en wordt gemonitord door de directeur Compliance. Binnen de directie van Capital Support is eveneens een scheiding van taken, waarbij één directeur verantwoordelijk is voor (onder meer) Compliance en Risk. Tenslotte worden de werkzaamheden van Compliance en de organisatie als geheel tevens getoetst door een externe, onafhankelijke Auditor.

Cliënt acceptatie

In de eerste plaats worden alle zaken rond identificatie, herkomst van het vermogen, eventuele structuren en bijzonderheden volledig in kaart gebracht en aantoonbaar gedocumenteerd en gecontroleerd. Tevens doet Capital Support een aantal checks op overige betrokken partijen (banken, adviseurs) en maken wij een risicoanalyse, inclusief eventuele extra maatregelen om risico’s adequaat te kunnen beoordelen. Deze zaken worden opgeslagen in het Cliënt Acceptatie Dossier dat wordt geaccordeerd door de directie en Compliance. Voor cliënten die trustdiensten afnemen, geldt een strakker regime op basis van de Wtt (Wet toezicht trustkantoren).

Revisie

Onze medewerkers zijn verantwoordelijk het continu actualiseren van deze cliëntdossiers, inclusief een risicoanalyse. Onderdeel van deze revisie, die minimaal één keer per jaar plaatsvindt, is een oordeel van de directie en compliance.

Transactiemonitoring

Ook transactiemonitoring is een maatregel om juridische- en integriteitsrisico’s ten aanzien van witwassen en het financieren van terrorisme te kunnen beheersen. Capital Support is verplicht om van al haar cliënten jaarlijks een transactieprofiel op te stellen, waarin de te verwachten financiële transacties zijn opgenomen en deze transacties (maandelijks en achteraf) te monitoren en te analyseren. Eventuele ongebruikelijke transacties moeten worden gemeld aan de autoriteiten. Uiteraard overlegt Capital Support over mogelijke ongebruikelijke transacties ook met haar cliënten.

Sanctiemaatregelen, handelsrestricties, AML- en corruptie-indexen

Zowel nationaal als internationaal kunnen bepaalde sanctiemaatregelen ingesteld worden tegen personen en organisaties. Deze sanctiemaatregelen zijn afkomstig van onder meer VN-resoluties, EU-verordeningen en Nationale sancties.

Daarnaast bestaan lijsten die betrekking hebben op (geografische) risico’s ten aanzien van witwassen, frauduleuze praktijken en corruptie, zoals FATF-list en EU-Most Wanted List. Personen en organisaties die op deze lijsten staan, vormen in elk geval een integriteits- en juridisch risico voor Capital Support en haar cliënten. Capital Support controleert deze lijsten tegen prospects, cliënten en overige personen en organisaties en meldt eventuele “hits” aan de relevante autoriteiten. Dat geldt ook bij incidentele of periodieke donaties of uitkeringen aan personen en organisaties. DNB verspreidt eveneens periodiek sanctie-alerts waarin wordt gewaarschuwd voor personen en/of organisaties waartegen bepaalde maatregelen zijn getroffen. Ook deze alerts maken onderdeel uit van de controle.

Integriteit en kennis van medewerkers

Een van de voorwaarden voor een integere bedrijfsvoering is het gedrag en kennisniveau van de medewerkers van Capital Support. Teneinde de benodigde kennis in de organisatie te kunnen garanderen, volgen de medewerkers interne en externe opleidingen. Binnen Capital Support is het daarnaast gebruik dat alle medewerkers een eed (vergelijkbaar voor die in de financiële sector) afleggen, waarin wij verklaren ons bewust te zijn van alle belangen.

Nieuwe en toekomstige wetgeving

Capital Support houdt actuele zaken, wet- en regelgeving, jurisprudentie en marktontwikkelingen in de gaten om op de hoogte te blijven van huidige en toekomstige ontwikkelingen in de trustsector en andere relevante sectoren. Op deze manier kan Capital Support tijdig inspelen op het aanpassen van beleid en interne regels, ook ten behoeve van onze cliënten. De afgelopen periode heeft de nadruk gelegen op implementatie van wetgeving voor wat betreft privacy (AVG) en implementatie van de Wtt 2018 en Wwft (wetgeving ter voorkoming van witwassen, fraude en terrorisme). In de komende periode zijn de ontwikkelingen met betrekking tot het UBO register van belang voor Capital Support en haar cliënten.

Jaarlijkse Risicoanalyse (“SIRA”)

Integriteit van de medewerkers en integriteit van Capital Support is niet alleen van belang voor onze dienstverlening, cliënten en relaties, maar is ook een wettelijke verplichting, middels een jaarlijkse “Systematische Integriteits Risico Analyse” (SIRA). Deze SIRA is onderdeel van onze bedrijfsvoering en bestaat uit een aantal risk assessments voor alle medewerkers. Daarin worden de risico’s geïnventariseerd en maatregelen benoemd om de risico’s (verder) te verlagen. Deze maatregelen worden doorlopend gemonitord.

MEER INFORMATIE?

Wilt u meer weten of heeft u andere vragen? Onze medewerkers staan u graag te woord.

070 711 23 00